Yes you can !!!

Dat is wat we in eerste instantie willen meegeven aan iedereen die "iets wil organiseren" in Aalst. Laat je enthousiasme over een bepaald concept of idee zeker niet meteen afbreken door de mensen rondom jou. Het is niet omdat zij denken dat iets niet kan of niet zou mogen, dat het ook effectief zo is. 'Een nee heb je, een ja kan je krijgen!' Op deze pagina geven we een beknopt overzicht van de voornaamste praktische punten waarmee je rekening moet houden als je een evenement wil uitwerken, aangevuld met gratis 'Tips & Tricks' en enkel interessante links naar meer gedetailleerde en professionele uitleg over de verschillende onderwerpen. 

Het evenementendraaiboek

Je hebt een tof concept in gedachten. YES! Maar wat nu? Start met een eerste ruwe budgettering en maak een opsomming van alle kosten die je denkt die je gaat moeten maken. Deze eerste budgettering moet zeker nog niet 100 % juist zijn. Vrees je nu echter al dat je er niet zal geraken? Kijk dan zeker eens op onze pagina 'Centen en ondersteuning', wie weet kom je met je activiteit wel in aanmerking voor een subsidie! In een tweede stap volgen de wetgeving (mag dat?) en een planning (kan dat?). Enkele van de meest voorkomende, maar zeker niet onoverkoombare hindernissen die je kan tegenkomen lichten we hier even kort toe. We werken volgens de meest voorkomende onderdelen van een activiteit:   

• Muziek
• Drank
• Locatie en logistiek

I.Muziek

Of het nu een optreden is met live artiesten of een dj, tot zelfs een eetfestijn met wat achtergrondmuziek, er zijn weinig tot geen evenementen meer waar er niet op de één of andere manier muziek aanwezig is. Wanneer we dan nog eens beslissen om die muziek elektronisch te versterken (lees: lekker veel boxen en baskasten beginnen te plaatsen), komen de normen van de Vlaamse milieuregelgeving (VLAREM) naar de voorgrond. Deze normen en de bijhorende vergunningen die je moet krijgen voor je activiteit zijn er om de omgeving rondom je activiteit te beschermen. Een indoor of een outdoor event zal hier dus al meteen een groot verschil maken. Wil dat bijvoorbeeld zeggen dat een zwaar techno feestje in een recreatiedomein uitgesloten is? Niet noodzakelijk! Kijk maar naar Tomorrowland dat doorgaat in De Schorre in Boom. Het zou echter wel eens best kunnen dat ze de timing van Tomorrowland hebben moeten afstemmen op de broedperiode van de aanwezige vogels of dat het hoofdpodium zodanig geörienteerd is dat de aanwezige fauna (de omgeving) zo weinig mogelijk verstoord wordt. Hoe zou jij dat nu allemaal moeten weten? Terechte vraag! Gelukkig hebben we in Aalst een 'Evenementenloket'. Lees hier meer over op onze pagina!   

Een tweede belangrijk aspect bij het spelen of het gebruiken van muziek zijn de auteurs – en uitvoerdersrechten. De grootste speler, SABAM, is al bij veel mensen gekend. Maar daarnaast bestaat er ook nog de billijke vergoeding. Het verschil? Bij SABAM betaal je een vergoeding voor de mensen die de muziek gecomponeerd of geschreven hebben (de auteurs). De billijke vergoeding moet betaald worden voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire. Het is dus een vergoeding voor de uitvoerders. Een aangifte bij SABAM kan je online doen via hun eLicensing platform (hier kan je ook een simulatie laten uitvoeren om na te gaan hoeveel auteursrechten je moet betalen). Meer informatie over de billijke vergoeding (alsook een online aangifteformulier) vind je HIER. Eenvoudig gesteld moet je dus alleen aan de billijke vergoeding denken als je een bestaande opname afspeelt. Op een concert met uitsluitend live muziek, volstaat het om enkel SABAM te betalen.  

II.Drank

"Ain't no party like an...". Iedereen weet ondertussen al dat je oud genoeg moet zijn om alcohol te mogen drinken of om "pinten te mogen tappen achter de toog". Wil je daar toch nog eens de exacte regels over nagaan? Klik dan zeker door naar deze pagina van Fuifpunt waar men alles zo goed mogelijk heeft samengevat. Wanneer je alcoholische dranken gaat verkopen op een evenement, word je plots als organisator een gelegenheidsuitbater. Afhankelijk of je dan wel enkel bier(en) (gegiste dranken) of ook sterke dranken verkoopt, moet je al dan niet beschikken over een moraliteitsattest. Hoe je dit kan bekomen vind je HIER terug. 

III.Locatie en logistiek

Niet alle locaties lenen zich tot een evenement of tot bepaalde types van evenementen. De aard van je activiteit zal dus al grotendeels bepalend zijn voor een 'ja' of een 'nee'. In Aalst zijn een aantal openbare pleinen aangeduid als evenementenpleinen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het Vredeplein, de Hopmarkt en het Werfplein. Dit wil zeker niet zeggen dat alle andere pleinen daarom uitgesloten zijn voor activiteiten! De evenementenpleinen zijn onder andere door de politie en de hulpdiensten al eens onder de loep genomen en in zones ingedeeld die kunnen gebruikt worden zonder dat daarmee bijvoorbeeld een vrije doorrit voor een ambulance of brandweerwagen wordt verhinderd. De brandweer duidt op zulke plannen ook zogenaamde warme zones aan. Dit zijn de zones waar generatoren, eetkramen met open vuren of gasflessen,... of simpel gezegd "zaken die brand kunnen vatten" moeten of kunnen staan opdat men zeker is dat men die mogelijke brandhaarden kan bereiken. Wil dat nu zeggen dat je zelf met je met je tof concept moet gaan aanbellen bij de politie en de brandweer om zeker te zijn dat alles in orde is? Helemaal niet! We verwijzen terug naar onze pagina 'het evenementloket' en het zal meteen nog duidelijker worden waarom die aangifte van een evenement zo belangrijk is. 

Als je beslist om je evenement te laten doorgaan in een erkende (polyvalente) zaal of horecazaak, vallen er natuurlijk heel wat zorgen weg. Het is immers de verplichting van de uitbater om met veel van alle bovenstaande punten wettelijk in orde te zijn en ook de nodige verzekeringen af te sluiten. Het is mede daarvoor dat je uiteindelijk ook een huurprijs betaald. Lees zeker altijd goed de gebruiksovereenkomst na die je afsluit, om te zien of alles in orde is. De ene uitbater laat al wat meer gekke dingen toe als een andere. Gelukkig is er ook zaal Cinema op de Hopmarkt waar je zotte ideeën meer dan welkom zijn en waar er ook een team klaarstaat om je bij de uitvoering van je concept te helpen (zo veel of zo weinig als je zelf wil). Alle informatie over zaal Cinema vind je HIER terug! 

Oohja, bijna vergeten! Een evenement opzetten op een leeg terrein of in een kale zaal, waar je alles zelf kan inkleden, is natuurlijk het leukste, maar dan heb je ook een hele hoop materiaal nodig. Uitleen Aalst heeft een groot arsenaal aan licht -en geluidsinstallaties, podiumelementen, nadar hekken, verlengsnoeren enzovoort voor jou in het aanbod! Daarnaast kan je als Aalsterse organisator ook nog eens logistieke ondersteuning aanvragen voor je evenement. Lees er alles over op onze pagina 'Uitleen Aalst'!