Wil jij ook een evenement organiseren in CINEMA? Dat kan! Er zijn een aantal spelregels, maar laat je daar zeker niet door afschrikken. Het is allemaal veel eenvoudiger dan je zou denken en de uitbaters staan samen met een heel team van medewerkers klaar om je te assisteren waar nodig. Heb je na het doorlezen van dit artikel toch nog vragen of is er iets niet duidelijk? Contacteer ons, dan komen we er samen zeker wel uit.
We beginnen meteen ook met goed nieuws! Ben je jonger dan (of nog net) 30, dan heb je altijd een streepje voor! CINEMA is er immers voor de jeugd. Het vernieuwde gebouw omvat naast een fuif -en concertzaal met dranktogen op het gelijkvloers en de 1ste verdieping ook twee repetitieruimtes, een vergaderlokaal, een backstageruimte voor artiesten & een aparte ontmoetingsruimte/foyer voor kleinere bijeenkomsten. CINEMA is er voor jou en voor jouw evenement! Hey ho, let's go!
Wij voorzien een tijdelijke korting voor het huren van zalen zolang er capaciteitsbeperkende maatregelen gelden ivm Covid. Contacteer ons voor extra info en check het tijdelijk huurreglement onderaan!
- Meer informatie onder de afbeelding! -
Wat moet dat kosten?
De huurprijzen voor de grote evenementenzaal (met een maximum capaciteit van 400 personen) worden bepaald op basis van 4 hoofdcategorieën (A,B,C en D) waaronder je als organisator (huurder) wordt ingedeeld. De uitbater zal samen met jou bekijken welke van deze categorieën van toepassing is op jouw evenement;
Cat.A: Klassen (100-dagen fuiven!!!)
Cat.B1: Jeugdwerkinitiatieven (zoals een jeugdbeweging, jeugdhuis, studentenvereniging,…) en individuele jongeren (je bent officieel een jongere tot en met je 30ste) die alleen of met een paar vrienden (feitelijke vereniging) een event organiseren voor het grote publiek
Cat.B2: Een jeugdcultuurvereniging die een event organiseert voor het grote publiek
Cat.C: Openbaar toegankelijke evenementen georganiseerd door individuen ouder dan 30-jaar of door verenigingen die niet onder Categorie A of B in te delen vallen
Cat.D: Privé verhuringen en niet openbaar toegankelijke evenementen
Daarnaast wordt er, afhankelijk van wanneer je event doorgaat, een onderscheid gemaakt tussen een week -en weekendblok.
Hierbij een tabel voor wat duidelijkheid:
Het weekendblok start op vrijdag 20u en loopt tot zondag 7u ' s morgens. Het weekblok loopt van zondag 16u tot vrijdag 20u). De vermelde tarieven zijn uiteraard van toepassing per dagdeel. De avond/nacht voor een feestdag en brugdag worden behandeld als weekendblok. Er wordt bij een verhuring altijd gewerkt met een waarborg van 250,- EUR. In de zomer is alles leuker want tijdens de maanden juli en augustus betalen categorieën A en B helemaal niets voor het gebruik van de fuifzaal en de foyer. Categorie C en D kunnen deze ruimtes in dezelfde zomerperiode aan een verminderd tarief (de huurtarieven van A en B) huren. Tijdens Aalst Carnaval en op oudejaarsavond wordt de zaal niet verhuurd.
Hoe zit dat met drank ?
Je mag je eigen drank niet meenemen of verkopen in CINEMA. Alle dranken zijn perfect aan te kopen via de verhuurder (uitbater). Neem je toch je eigen drank mee? Dan zal een forfait van 800 euro worden aangerekend. Alcohol voor -16-jarigen is een absolute 'no go' en daarnaast mag er geen sterke drank aan of door minderjarigen verkocht worden. Als je als organisator de togen zelf wil bemannen en sterke dranken wil verkopen heb je hiervoor een vergunning nodig. Deze vergunning wordt afgeleverd door en dien je aan te vragen aan het College van Burgemeester en Schepenen. Voor vragen hierover kan je altijd terecht bij en mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Voor de aankoop van de drank worden de volgende tarieven gehanteerd:
De vermelde prijzen worden vanaf 1 januari 2019 jaarlijks aangepast volgens de gezondheidsindex. De verkoopprijs van de dranken kan en mag je zelf bepalen! Hierbij zijn er dus enkel minima en maxima opgelegd. Eventuele aangepaste tarieven voor dranken die buiten het vermelde gamma van de uitbater vallen zijn enkel mogelijk na onderling overleg. Tijdens het evenement wordt er altijd minstens twee keer tussentijds afgerekend. De huurprijs wordt met de eerste schijf mee afgerekend. Betalingsbewijzen worden voorzien door de uitbater. Hoe dit alles verloopt wordt steeds op voorhand afgesproken.
Welke inkomsten zijn voor mij?
Naast de centen die je kan verdienen met de drankverkoop, waarvan je de winstmarge volledig zelf kan bepalen, zijn er nog een aantal andere mogelijkheden. Beslis je om toegang te vragen voor je event, dan zijn de opbrengsten uit de voorverkoop en de inkomgelden aan de deur uiteraard volledig voor jou. In CINEMA is er verder ook de mogelijkheid tot het inrichten van een vestiaire in de inkomruimte. Kapstokken en rekken zijn ter beschikking en alle centen volledig voor jou! Hetzelfde voor de opgehaalde opbrengsten van een eigen WC dame of -heer.
Safety first!
Beveiliging op je evenement is alles behalve een overbodige luxe. De uibater voorziet in een beveiligingsaanbod waarop de huurder beroep kan doen via een principe van een gedeelde kost. Je kan er natuurlijk ook voor kiezen om zelf een private bewakingsfirma te contacteren en in te schakelen. Daarnaast laat de wet toe om met vrijwilligers uit de eigen organisatie bewakingsactiviteiten uit te voeren. Hier is echter een strenge wetgeving aan gekoppeld. Meer informatie hierover kan je terugvinden via deze link. Het aanvraagformulier voor het inzetten van eigen vrijwilligers voor bewakingsactiviteiten kan je hier downloaden.
Wat met verzekeringen en auteursrechten ?
Verzekeringen
Het gebouw en de infrastructuur zijn door de uitbater verzekerd tegen brand en aanverwante gevaren. De uitbater heeft ook voorzien in een objectieve aansprakelijkheidsverzekering bij brand en ontploffing.
Sabam en Billijke Vergoeding
Wanneer je muziek gaat spelen of gebruiken moet je rekening houden met de auteurs – en uitvoerdersrechten. De uitbater van CINEMA heeft voorzien in een jaarcontract ‘Billijke Vergoeding’ opdat de huurder hiervoor geen bijkomende kosten meer moet dragen. De huurder moet wel verplicht Sabam aangeven. Een aangifte bij SABAM kan je online doen via hun eLicensing platform (hier kan je ook een simulatie laten uitvoeren om na te gaan hoeveel auteursrechten je moet betalen).
Moet dat hier gekuist worden?
Na een verhuring moeten de zaal en het gebouw in zijn oorspronkelijke toestand worden achtergelaten. Indien je met eigen vrijwilligers werkt voor het uitbaten van de toog/togen, dan laat je deze sowieso proper achter en zorg je er voor dat alle vol- en leeggoed gescheiden gestapeld staan na je evenement. Helemaal geen zin in dat schuren en reinigen? Geen probleem, maar dan betaal je een extra forfait van 100,- EUR aan de uitbater voor de opkuis.
Ik zit nog altijd met vragen!
Heb je nog prangende vragen? Onderaan kan je het huishoudelijk reglement terugvinden waarin alle spelregels gedetailleerd uitgeschreven staan. Nog steeds niet gevonden wat je zoekt? Mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.!
